x

Спасибо! Мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

x

Задайте вопрос

x

Спасибо! Мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Электронный документооборот

В крупном и малом бизнесе скорость принятия решений зачастую играет решающую роль. Если совсем недавно на заключение договора уходила неделя, сегодня, благодаря инновационным технологиям на это тратится менее минуты. Система электронного документооборота начала внедряться в Украине с 2000-х годов, претерпев ни одно изменение, сегодня ее регламентируют части 1 и 3 статьи 207 Гражданского кодекса Украины, статья 6 Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте".

Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП)?

Чтобы обмениваться документами в цифровом формате, подавать онлайн отчетность, предпринимателю, либо главному бухгалтеру предприятия нужно получить ЭЦП.

ЭЦП — это цифровая версия собственной подписи, которая накладывается при помощи личного ключа и наделяет такой документ юридической силой по аналогии с бумажным - с подписью и мокрой печатью. ЭЦП гарантирует целостность информации, надежно защищает ее от исправлений и искажения. Она позволяет:

  • обмениваться с контрагентами и партнерами через интернет первичными, финансовыми, правовыми документами среди которых: акты, договора, расходные и налоговые накладные, корректировки к ним;
  • эффективно взаимодействовать с органами МВД, таможней, СБУ и прочими инстанциями;
  • сдавать отчетность на компьютере в государственные контролирующие органы;
  • участвовать в on-line аукционах и тендерах.

Получение электронной цифровой подписи

Закон об электронном документообороте гласит, что получить ключ может любой гражданин, физлицо-предприниматель, юридическое лицо. Те субъекты бизнеса, которые планируют сдавать отчёты в контролирующие органы через интернет, могут бесплатно получить ключи цифровой подписи в аккредитованном центре сертификации (АЦСК) при фискальной службе. Кроме него, в Украине существует ряд АЦСК уполномоченных платно выдавать ключи для подписи документов предпринимателям и физическим лицам.

Стандартный пакет документов состоит из:

  • регистрационного заявления в двух экземплярах;
  • оригинала и копии идентификационного кода;
  • оригинала и копии 1-4 страниц паспорта;
  • если документы подаёт уполномоченное лицо — нотариально заверенной доверенности;
  • пустого CD-R или USB - накопителя для записи ключей.

Чтобы получить ЭЦП для наёмных работников, к примеру, для бухгалтера помимо перечисленного списка необходимо предоставить трудовой договор, его копию, приложение к разделу 2 регистрационного заявления в двух экземплярах.

Внедрение электронного документооборота

Электронный документооборот

  • Это переход к простому, удобному, быстрому, экономному юридически значимому документообороту.
  • Это современное средство для подготовки, подачи, сохранности документов, их аутентификация, конфиденциальность, целостность.
  • Это надежная криптографическая защита информации.
  • Это существенная экономия ресурсов за счет использования цифрового он-лайн архива.
  • Это быстрый, надёжный процесс обмена финансовой, правовой и прочей информацией с контрагентами и партнерами независимо от территориальной удаленности.
  • Своевременная подача финансовой отчетности в государственные органы.

С целью безопасности нужно знать, что нельзя:

  • передавать ключ третьим лицам, если отчётность сдает бухгалтер, это должен быть тот человек, которому вы полностью доверяете;
  • использовать ЭЦП на чужих компьютерах, в особенности если на них не установлен антивирус.

При подозрении в краже ключа с ЭЦП свяжитесь с территориальной АЦСК и заблокируйте его.

Специалисты нашего бухгалтерского бюро, оказывая услуги предпринимателям и юридическим организациях используют ЭЦП и имеют опыт работы с ЭДО 

У вас остались вопросы? Специалисты компании FTA всегда на связи, чтобы помочь Вам!